Semuta

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Die artevent GmbH organisiert unter anderem das Festival Nation of Gondwana.

2. Zweck der Datenverarbeitung

Das Crew-Management-System Semuta dient der Planung, Organisation und Durchführung des Festivals Nation of Gondwana sowie weiterer von der artevent GmbH veranstalteter Festivals.

Hierzu gehören insbesondere:

• Verwaltung von Crew-Mitgliedern, Gewerken und Mitarbeiter*innen
• Organisation von Arbeitsbereichen und Zuständigkeiten
• Verwaltung von Crew-Tickets und Ticketkontingenten
• Organisation der Verpflegung und Cateringplanung
• Verwaltung von Kontaktdaten zur organisatorischen Abstimmung im Rahmen der Festivaldurchführung
• Authentifizierung und Zugangsverwaltung für autorisierte Systemnutzer*innen (Login per E-Mail-Link)
• Versand von systemrelevanten E-Mails (z. B. Login-Links, Bestätigungsmails)

3. Verarbeitete Daten

Im Rahmen der Nutzung des Systems werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

• Vorname, Nachname sowie ggf. ein abweichender Rufname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Zugehörigkeit zu Crew, Gewerk oder Arbeitsbereich
• Systemrolle (z. B. Bereichsleitung, Verwaltung)
• Ticketinformationen
• Informationen zur Cateringplanung (siehe Abschnitt 3a)
• Organisatorische Angaben zur Mitarbeit beim Festival
• Technische Zugangsdaten (temporäre Login-Token, Zeitpunkt der E-Mail-Bestätigung, Session-Daten)
• Zeitstempel zur Datenanlage und -aktualisierung

3a. Angaben zur Verpflegung

Zur Planung der Verpflegung während des Festivals wird erfasst, ob eine Person:

• keine besonderen Verpflegungsanforderungen hat (omnivor),
• vegetarische Verpflegung wünscht,
• vegane Verpflegung wünscht.

Diese Angaben werden nicht von den betroffenen Personen selbst im System eingetragen, sondern von zuständigen Bereichsleitungen oder dem Produktionsbüro auf Basis von Informationen übernommen, die die betroffene Person ihren Vorgesetzten mitgeteilt hat (per E-Mail oder telefonisch). Es werden ausschließlich die drei genannten Kategorien erfasst; Angaben zu Allergien, Unverträglichkeiten oder sonstigen gesundheitlichen Besonderheiten werden im System nicht erhoben.

Diese Angaben werden ausschließlich intern und in anonymisierter, aggregierter Form (Gesamtzahlen je Kategorie) zur Planung der Verpflegungsmengen ausgewertet. Eine Weitergabe an Cateringunternehmen oder sonstige Dritte erfolgt nicht; Dienstleister erhalten lediglich die zusammengefassten Gesamtzahlen ohne Personenbezug.

4. Herkunft der Daten

Die Daten werden von der Geschäftsführung, dem Produktionsbüro oder den jeweiligen Bereichsleitungen im Rahmen der Festivalorganisation erfasst und gepflegt. Die betroffenen Personen selbst haben in der Regel keinen direkten Zugang zum System. Soweit Daten nicht unmittelbar bei der betroffenen Person erhoben werden, werden diese gemäß Art. 14 DSGVO durch eine automatische Benachrichtigungs-E-Mail über die Verarbeitung ihrer Daten informiert.

5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Soweit die Verarbeitung für die Durchführung eines Vertragsverhältnisses oder vorvertraglicher Maßnahmen mit der betroffenen Person erforderlich ist (z. B. bei Honorarverträgen oder Dienstleistungsvereinbarungen mit Crew-Mitgliedern).

§ 26 BDSG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Soweit die Verarbeitung für die Begründung, Durchführung oder Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses (einschließlich vergleichbarer Verhältnisse wie Praktika oder arbeitnehmerähnliche Tätigkeiten) erforderlich ist.

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Auf Grundlage des berechtigten Interesses der artevent GmbH, soweit dieses die Interessen der betroffenen Personen überwiegt. Das berechtigte Interesse liegt in der Planung, Organisation und Durchführung des Festivals Nation of Gondwana sowie der Verwaltung der hierfür eingesetzten Personen.

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Verpflegungspräferenzen)

Für die Verarbeitung von Verpflegungspräferenzen (Abschnitt 3a) auf Grundlage des berechtigten Interesses der artevent GmbH, eine den Bedürfnissen der Crew-Mitglieder angemessene Verpflegung sicherzustellen. Da ausschließlich drei neutrale Planungskategorien ohne Bezug zu Gesundheit oder religiösen Überzeugungen erfasst werden, stellt diese Verarbeitung keine Verarbeitung besonderer Kategorien im Sinne von Art. 9 DSGVO dar.

6. Empfänger der Daten

Personenbezogene Daten werden ausschließlich im erforderlichen Umfang weitergegeben. Empfänger können insbesondere sein:

• TixForGigs(Ticketdienstleister) – zur Bereitstellung und Verwaltung von Crew-Tickets; mit TixForGigs besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.
• PurpleX– zur digitalen Guthabenverwaltung auf Zugangsbändchen; mit PurpleX besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.
• Interne Organisations- und Verwaltungsstellen der artevent GmbH.

Eine Weitergabe an Dritte außerhalb der vorgenannten Kategorien erfolgt nicht, es sei denn, dies ist gesetzlich vorgeschrieben oder die betroffene Person hat eingewilligt.

Drittlandübermittlungen: Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums findet nicht statt.

7. Zugriffsberechtigungen

Zugriff auf das System erhalten ausschließlich autorisierte Personen, insbesondere:

• Geschäftsführung (umfassende Administrationsrechte)
• Systemadministrator*innen (technischer Vollzugriff auf Anwendung und Datenbank)
• Produktionsbüro
• Bereichsleitungen (jeweils beschränkt auf ihren Zuständigkeitsbereich)

Crew-Mitglieder, Gewerke und sonstige Mitarbeiter*innen erhalten keinen direkten Zugriff auf die Datenbank oder die Verwaltungsoberfläche des Systems.

8. Hosting und technische Infrastruktur

Die Anwendung wird auf Servern des Hosting-Anbieters Hetzner Online GmbH(Deutschland) betrieben. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

9. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden so lange gespeichert, wie dies für die in Abschnitt 2 genannten Zwecke erforderlich ist. Im Regelfall gilt:

• Daten werden nach Abschluss des jeweiligen Festivals weiterhin gespeichert, soweit dies für die Planung und Organisation zukünftiger Ausgaben der Nation of Gondwana oder anderer Veranstaltungen der artevent GmbH erforderlich ist – in der Regel bis zu 5 Jahre nach der letzten Teilnahme der betroffenen Person.
• Technische Login-Daten (One-Time-Token, temporäre Session-Daten) werden unmittelbar nach ihrer Verwendung oder nach Ablauf ihrer Gültigkeitsdauer gelöscht.
• Soweit gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. aus dem Handels- oder Steuerrecht) bestehen, werden die entsprechenden Daten bis zum Ablauf dieser Fristen aufbewahrt.

Personenbezogene Daten werden gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind oder eine betroffene Person der weiteren Speicherung wirksam widerspricht (siehe Abschnitt 11).

10. Datensicherheit

Es werden angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) getroffen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Manipulation, unberechtigtem Zugriff oder unbefugter Offenlegung zu schützen. Der Zugang zum System ist auf autorisierte Personen beschränkt und erfolgt über ein gesichertes Authentifizierungsverfahren.

11. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben nach den gesetzlichen Bestimmungen das Recht auf:

• Auskunftüber die zu ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigungunrichtiger oder unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschungder Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung(Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit(Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchgegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) – siehe gesonderten Hinweis in Abschnitt 12

Anfragen können jederzeit an info@pyonen.de gerichtet werden.

12. Besonderer Hinweis: Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Soweit die Verarbeitung personenbezogener Daten auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) gestützt wird, haben betroffene Personen das Recht, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen. Im Falle eines Widerspruchs werden die betreffenden Daten nicht mehr verarbeitet, es sei denn, es liegen zwingende schutzwürdige Gründe vor, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Widersprüche sind zu richten an: info@pyonen.de

13. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

14. Beschwerderecht

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren: